Tổng hợp ngân sách

Sự khác biệt giữa lập kế hoạch, lập ngân sách và dự báo là gì?

Lập kế hoạch, lập ngân sách và dự báo là một quá trình 3 bước khác nhau trong khung thời gian mà chúng liên quan. Lập kế hoạch có xu hướng kéo dài đến mốc ba đến năm năm. Mặt khác, ngân sách chi tiết cách một kế hoạch sẽ được thực hiện trên cơ sở hàng tháng và hàng năm. Thông thường, các công ty chỉ định một năm tài chính và tạo ra một ngân sách cho năm đó. Cuối cùng, một dự báo là một ngân sách cập nhật. Phải mất dữ liệu lịch sử, cùng với điều kiện thị trường, và đưa ra dự đoán về doanh thu và lợi nhuận dưới cùng mà một tổ chức có thể mong đợi mang lại.

Tóm lại, ngân sách không phải chỉ là bản kế hoạch tài chính. Ngân sách là bản kế hoạch tài chính ngắn hạn thể hiện bằng tiền kế hoạch hành động mang tính chất thực thi trong một thời kỳ ngắn hạn và cần có sự cam kết hoặc giao chỉ tiêu cho các bộ phận thực hiện.

Điều gì đến trước - lập ngân sách hoặc lập kế hoạch?

Khi lập ngân sách, trước tiên người ta nên bắt đầu với kế hoạch chiến lược, hướng dẫn quá trình ngân sách. Lập kế hoạch là một nỗ lực dài hạn, trong khi ngân sách có xu hướng hàng năm. Việc thiết lập ngân sách do đó cần trách nhiệm của các phòng ban. Ngược lại ngân sách không có ý nghĩa gì cả.

Quá trình xây dựng ngân sách là gì?

Quá trình lập ngân sách có xu hướng trông giống như thế này: Nó bắt đầu bằng cách xem xét thu nhập và chi phí lịch sử. kiểm tra tất cả các nguồn thu và tính thu nhập hàng tháng của bạn. Tiếp theo, cộng tất cả các chi phí cố định (ví dụ: tiền thuê nhà, vật tư, bảng lương), cũng như các chi phí biến đổi và trừ chúng khỏi thu nhập của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn tạo báo cáo P&L . Một khi bạn đã tập hợp P&L của mình, đó là một tài liệu lịch sử cho thấy hiệu suất kinh doanh trong quá khứ, bạn có thể chuyển sang tạo ngân sách của mình, đó là một tài liệu tập trung vào chuyển tiếp. Biết hiệu suất trong quá khứ sẽ giúp bạn ước tính hiệu suất trong tương lai.

Những thách thức chính của việc lập ngân sách và dự báo là gì?

Có một vài thách thức thường gặp phải trong quá trình lập ngân sách và dự báo: Các quy trình này thường kéo dài và đầu ra đôi khi bị trì hoãn hoặc thậm chí trở nên không liên quan vào thời điểm chúng được trình bày. Họ có xu hướng tốn thời gian, vì phải mất một nỗ lực lớn để thu thập dữ liệu đa tổ chức. Nhiều tổ chức không sử dụng các hệ thống cho phép họ xem nhiều quan điểm về dự báo và ngân sách hoặc kiểm tra tác động của các quyết định tiềm năng. Kế toán chịu trách nhiệm lập ngân sách và dự báo dành nhiều thời gian kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo rằng nó là chính xác và thường dành thời gian theo đuổi nhân viên để đảm bảo họ đưa vào phiên bản mới nhất của dữ liệu của họ. 

Cũng như bản kế hoạch tài chính dài hạn, việc xây dựng ngân sách mang tính chất riêng của mỗi doanh nghiệp và tính linh hoạt cao nên hầu như không có phần mềm quản trị nào hỗ trợ mà chủ yếu vẫn thiết lập bằng Excel truyền thống. Với khá nhiều công ty việc thiết lập danh mục, mẫu biểu thu thập thông tin số liệu và trình bày báo cáo ngân sách đã là việc khó khăn. Nếu quá trình lập ngân sách có nhiều phiên bản nhiều thay đổi thì việc cập nhật linh hoạt là yêu cầu thiết thực, nhưng cũng là ác mộng của khá nhiều người khi phải xử lý thuần túy.

Một giải pháp

Với giải pháp phần mềm truy vấn dữ liệu Excel và kiến thức trải nghiệm về quá trình lập ngân sách trong nhiều năm chúng tôi sẽ hỗ trợ các công ty để công việc lập và tổng hợp ngân sách được tối ưu tự động, bao gồm từ khâu xây dựng chuẩn hóa danh mục mã quản trị, mẫu lập ngân sách bộ phận và tổng hợp báo cáo ngân sách linh hoạt.