Lưu đồ dữ liệu chương trình
PHÂN HỆ LẬP NGÂN SÁCH
(1) thiết lập danh mục và số liệu định mức chi phí
(2) lập và phê duyệt ngân sách doanh thu làm cơ sở lập các ngân sách chi phí
(3) tự động đồng bộ số liệu ngân sách doanh thu và định mức chi phí tới các file ngân sách chi phí bộ phận
(4) tổng hợp ngân sách theo các phân hệ từ ngân sách doanh thu và ngân sách chi phí các bộ phận
(4*) đặc biệt: file tổng hợp số liệu ngân sách có thể là file đầu vào của một quá trình tổng hợp ngân sách ở cấp trên nếu tổ chức lập ngân sách theo nhiều tầng (ví dụ cấp chi nhánh > công ty)
(5) tổng hợp tự động báo cáo ngân sách và dữ liệu tổng hợp ngân sách
Ghi chú:
- Ngân sách doanh thu: có thể lập ngân sách theo mô hình dự phóng thiết lập trước phù hợp với vận hành
- Ngân sách chi phí nhân viên: gồm chi phí nhân viên tính theo bộ phận (phải phối hợp với bộ phận nhân sự để thiết lập) và ngân sách chi phí lương chung
PHÂN HỆ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH CHI
(11) tự động lấy số liệu ngân sách mua hàng từ báo cáo ngân sách
(12) nhập số liệu yêu cầu mua hàng vào phân hệ kiểm soát chi để kiểm soát chi theo ngân sách mua hàng
PHÂN HỆ TỔNG HỢP BÁO CÁO QUẢN TRỊ
(13) tự động lấy số liệu ngân sách kết quả kinh doanh từ báo cáo ngân sách
(14) xuất dữ liệu GL từ chương trình kế toán ra Excel, chương trình sẽ tự tổng hợp số liệu từ GL theo mã bộ phận, khoản mục để tổng hợp báo cáo quản trị
Phân hệ lập ngân sách
1. Phương pháp
- Lập ngân sách bottom-up: Ngân sách mang tính chất thực thi nên phải được lập theo phương pháp tổng hợp từ các ngân sách bộ phận.
- Lập từ ngân sách triển khai (ngân sách mua hàng): Ngân sách chi phí bắt đầu từ ngân sách triển khai theo bộ phận (PR), kết hợp thông tin phân bổ và thời gian đặt mua chương trình sẽ chuyển đổi ra ngân sách lãi lỗ theo bộ phận và dự phóng ngân sách dòng tiền theo phương pháp gián tiếp toàn công ty.
- Chia 3 loại ngân sách: Ngân sách triển khai được sử dụng để kiểm soát chi phí từ khi đặt triển khai, ngân sách lãi lỗ được sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động theo bộ phận, ngân sách dòng tiền được sử dụng để cân đối tài chính đảm bảo ngân sách là khả thi.
- Quản trị theo đối tượng: Chương trình có các phân loại theo phòng ban, khoản mục, đối tượng vận hành (tòa nhà, nhà hàng, xe…) để kiểm soát ngân sách và cung cấp thông tin lập báo cáo quản trị
- Quản trị theo mức độ tin cậy: Ngân sách được đánh dấu từng khoản mục theo các mức độ cao, trung bình, thấp để phân quyền phê duyệt khi triển khai theo các mức độ tin cậy giả định khi lập ngân sách.
2. Chức năng
3. Tiện ích:
- Đồng bộ danh mục tự động: Danh mục đóng vai trò là bánh răng kết nối dữ liệu, danh mục này được nhập một nơi và đồng bộ tới tất cả các thành phần trong chương trình ngân sách.
- Track-back: Từ số liệu tổng hợp mở trực tiếp tới file ngân sách.
- Khóa: Thiết lập khóa theo vị trí để hạn chế việc tác động chỉnh sửa không mong muốn của bộ phận tới file ngân sách.
Phân hệ kiểm soát ngân sách
1. Phương pháp
- Kiểm soát theo ngân sách triển khai (mua hàng): Kiểm soát trước từ khi lập PR theo ngân sách mua hàng, theo bộ phận và khoản mục chi phí.
2. Chức năng
- Truy vấn để lấy số liệu ngân sách mua hàng tự động từ phân hệ ngân sách
- Kiểm tra so sánh yêu cầu mua hàng theo ngân sách lũy theo bộ phận, khỏan mục: Doanh thu, giá vốn, chi phí tiền lương theo bộ phận là ví dụ điển hình của các loại ngân sách thường được lập theo các bảng tính toán. Chương trình có thể tự động chuyển đổi các bảng tính này thông tin dữ liệu ngân sách theo khoản mục.
- Báo cáo thực hiện: Cung cấp báo cáo cáo so sánh giữa yêu cầu đặt mua và ngân sách mua hàng
Sản phẩm bàn giao
- Khai báo sẵn hệ thống danh mục chung chương trình ngân sách và báo cáo quản trị
- Bộ file chương trình tổng hợp và kiểm soát ngân sách đã được thiết kế may đo phù hợp với doanh nghiệp để sẵn sàng sử dụng có các chức năng và tiện ích như trình bày ở trên.
- Bộ file chương trình lập báo cáo quản trị đã được khai báo sẵn và chạy thử dữ liệu thực tế có các chức năng và tiện ích trình bày ở trên.
- Hướng dẫn sử dụng và bảo hành trong 9 tháng kể từ khi nghiệm thu.
