Beefast MIS là chương trình lập, tổng hợp ngân sách và lập, phân tích báo cáo quản trị, xây dựng trên nền Excel 365 và vận hành ngay trong hệ thống của doanh nghiệp.
Điểm khác biệt của chương trình nằm ở nơi ngân sách bắt đầu. Thay vì yêu cầu mỗi bộ phận lập thẳng ngân sách kết quả kinh doanh, chương trình để các bộ phận lập ngân sách thực thi — theo hoạt động, doanh thu và chi phí mà mình trực tiếp quản lý, không phải bận tâm tới khấu hao, phân bổ hay thời điểm ghi nhận chi phí. Từ ngân sách thực thi đó, chương trình tự tổng hợp và chuyển đổi thành ngân sách kết quả kinh doanh đầy đủ, chi tiết và nhất quán. Biểu mẫu lập ngân sách là biểu mẫu động: doanh nghiệp tự bổ sung khoản mục, chỉ tiêu và nội dung ngân sách mới ngay trên biểu mẫu mà không cần sửa chương trình, đồng thời nối thẳng các mô hình dự báo riêng của từng phòng ban vào đúng file ngân sách tương ứng.
Chương trình phục vụ hai quy trình. Quy trình lập và tổng hợp ngân sách đi từ năm biểu mẫu chuẩn của bộ phận, qua bước soát lỗi và tổng hợp, tới dự phóng báo cáo tài chính; với doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên, việc tổng hợp thực hiện theo tầng — mỗi cấp tổng hợp trong phạm vi quản lý của mình rồi chuyển kết quả lên cấp trên. Quy trình báo cáo quản trị hàng tháng đưa số kế toán thực tế và số ngân sách về cùng một cấu trúc, tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí gián tiếp theo tiêu thức và tự kiểm tra cân đối trước khi lên báo cáo. Toàn bộ vận hành trên một bộ mã dùng chung, bảo đảm số liệu giữa các file luôn khớp nhau.
Chương trình chạy hoàn toàn trên máy trạm, thư mục SharePoint nội bộ và môi trường Office 365 của chính doanh nghiệp, không phụ thuộc dịch vụ đám mây của bên thứ ba, nên số liệu tài chính không đi ra ngoài hệ thống.
1. Biểu mẫu lập ngân sách bộ phận của Beefast là biểu mẫu động
Beefast 𝓒𝓑𝓣 cho phép doanh nghiệp tự thiết kế và mở rộng biểu mẫu lập ngân sách một cách linh hoạt, đáp ứng yêu cầu của nhiều phòng ban và nhiều phương pháp dự báo khác nhau. Người dùng có thể chủ động bổ sung khoản mục, chỉ tiêu và nội dung ngân sách mới mà không cần chỉnh sửa chương trình. Nhờ đó, hệ thống luôn thích ứng với sự thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách đầy đủ, chính xác và phù hợp với thực tế quản trị.
2. Lập ngân sách từ hoạt động thực thi (ngân sách triển khai)
Khác với các giải pháp chỉ tập trung lập ngân sách kết quả kinh doanh và dòng tiền ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp, Beefast 𝓒𝓑𝓣 được thiết kế bắt đầu từ ngân sách thực thi của từng bộ phận. Các phòng ban lập kế hoạch theo các hoạt động, doanh thu và chi phí thực tế mà mình trực tiếp quản lý, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố kế toán như khấu hao, phân bổ hay thời điểm ghi nhận chi phí. Từ ngân sách thực thi này, hệ thống tự động tổng hợp và chuyển đổi thành ngân sách kết quả kinh doanh đầy đủ, chi tiết và nhất quán. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa có công cụ triển khai và kiểm soát ngân sách hiệu quả ở cấp bộ phận, vừa có đầy đủ báo cáo quản trị để đánh giá hiệu quả hoạt động và cân đối nguồn lực tài chính toàn doanh nghiệp.
3. Quản lý linh hoạt nhiều biểu mẫu và tự động tổng hợp ngân sách
Beefast 𝓒𝓑𝓣 hỗ trợ nhiều loại biểu mẫu ngân sách chuyên biệt như ngân sách doanh thu, ngân sách chi phí hoạt động (Opex), ngân sách nhân sự (Labor), ngân sách đầu tư (Capex) và ngân sách chuyển (Forwardt). Mỗi bộ phận có thể sử dụng một hoặc nhiều biểu mẫu phù hợp với chức năng và nhu cầu quản lý của mình. Hệ thống không giới hạn số lượng file hay biểu mẫu ngân sách, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô lập ngân sách một cách linh hoạt. Đặc biệt, người dùng chỉ cần chọn toàn bộ các file ngân sách một lần, chương trình sẽ tự động nhận diện từng loại biểu mẫu và thực hiện tổng hợp hàng loạt, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu ngân sách toàn doanh nghiệp.
4. Kết nối ngân sách đặc thù với ngân sách tổng thể doanh nghiệp
Beefast 𝓒𝓑𝓣 hỗ trợ xây dựng và quản lý các ngân sách đặc thù theo nghiệp vụ thực tế của từng lĩnh vực hoạt động. Đối với ngân sách nhân sự, người dùng có thể lập kế hoạch chi tiết theo từng vị trí công việc, bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp, phúc lợi và các khoản chi liên quan khác. Tương tự, các ngân sách chuyên biệt như ngân sách doanh thu hoặc các bảng tính nghiệp vụ riêng cũng được hỗ trợ theo cấu trúc phù hợp với nhu cầu quản lý. Hệ thống tự động kết nối và chuyển đổi các ngân sách đặc thù này sang mô hình dữ liệu ngân sách chuẩn, giúp tổng hợp ngân sách toàn doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác và nhất quán mà không làm mất đi tính chi tiết của từng nghiệp vụ.
5. Tổng hợp ngân sách theo nhiều cấp quản lý
Beefast 𝓒𝓑𝓣 hỗ trợ mô hình tổng hợp ngân sách theo tầng, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên, chi nhánh hoặc công ty trực thuộc. Mỗi đơn vị có thể tự lập và tổng hợp ngân sách trong phạm vi quản lý của mình, sau đó chuyển kết quả lên cấp cao hơn để tiếp tục hợp nhất. Hệ thống cho phép thực hiện quá trình tổng hợp nhiều cấp một cách tự động và nhất quán. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa phân cấp trách nhiệm lập ngân sách rõ ràng, vừa đảm bảo khả năng tổng hợp nhanh chóng và kiểm soát hiệu quả trên toàn hệ thống.
6. Báo cáo ngân sách đa chiều và dự phóng tài chính toàn diện
Beefast 𝓒𝓑𝓣 cung cấp bộ báo cáo ngân sách toàn diện, từ ngân sách thực thi đến ngân sách kết quả kinh doanh, được phân tích theo nhiều chiều quản trị như khoản mục, bộ phận, đối tượng, mức độ tin cậy và các mã quản trị đặc thù của doanh nghiệp. Hệ thống đồng thời tự động lập các báo cáo dự phóng tình hình tài chính và dòng tiền gián tiếp, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá khả năng cân đối nguồn lực và rủi ro tài chính trong tương lai. Người dùng có thể kết xuất dữ liệu ở mức tổng hợp theo mã phân loại hoặc truy xuất đầy đủ các giả định và cơ sở tính toán.
7. Tích hợp định mức, KPI và kiểm soát nhập liệu ngân sách
Beefast 𝓒𝓑𝓣 tích hợp phân hệ quản lý định mức, hạn mức và các chỉ tiêu KPI, cho phép doanh nghiệp xây dựng cơ sở lập ngân sách thống nhất và đồng bộ trên toàn hệ thống. Trong quá trình lập ngân sách, người dùng có thể dễ dàng tra cứu và áp dụng các định mức thông qua mã KPI hoặc mã định mức đã được thiết lập sẵn, giúp nâng cao tính chính xác và nhất quán của dữ liệu. Bên cạnh đó, chương trình hỗ trợ khóa biểu mẫu và chỉ cho phép nhập liệu tại các vị trí được quy định, hạn chế tối đa các chỉnh sửa ngoài ý muốn, đảm bảo tính toàn vẹn và kiểm soát chặt chẽ quy trình lập ngân sách.
8. Kết nối ngân sách với hệ thống báo cáo thực hiện
Beefast 𝓒𝓑𝓣 không chỉ hỗ trợ lập và tổng hợp ngân sách mà còn kết nối trực tiếp với phân hệ báo cáo quản trị để theo dõi kết quả thực hiện. Hệ thống tự động kết hợp dữ liệu ngân sách với số liệu thực tế phát sinh, từ đó cung cấp các báo cáo so sánh kế hoạch và thực hiện theo nhiều chiều quản trị khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, phân tích chênh lệch và đưa ra các quyết định điều hành kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.
9. Báo cáo quản trị linh hoạt
Chương trình lập báo cáo quản trị được thiết kế nhằm tự động hóa toàn bộ quy trình tổng hợp và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Hệ thống tự động lấy số liệu thực tế từ nhật ký kế toán và số liệu ngân sách từ dữ liệu kế hoạch, thực hiện chuyển đổi (mapping) mã để đồng bộ dữ liệu lập báo cáo, đồng thời hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu tổng hợp. Chương trình cho phép lập báo cáo kết quả kinh doanh, chỉ tiêu hoạt động và chỉ tiêu phân tích trên một biểu mẫu thống nhất, với khả năng tùy chọn kỳ báo cáo (tháng, quý, nửa năm), chiều phân tích (Site, Center, Object), hiển thị chi tiết theo cột động, so sánh số liệu thực tế và ngân sách, đồng thời tự động thay đổi định dạng hiển thị cho phù hợp với dữ liệu. Ngoài ra, chương trình còn hỗ trợ nhân bản báo cáo theo từng Site, Center hoặc Object dưới dạng giá trị giữ nguyên định dạng, đồng thời cho phép tra cứu chi tiết dữ liệu nguồn trực tiếp từ các chỉ tiêu trên báo cáo bằng thao tác nhấn đúp.
