Hiện nay, trên thị trường gần như không có phần mềm chuyên biệt hỗ trợ lập ngân sách cho doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ thực hiện so sánh và kiểm soát ngân sách đã lập, chứ chưa thực sự hỗ trợ quá trình lập kế hoạch ngân sách một cách hệ thống, linh hoạt.
Xuất phát từ thực tiễn đó, chúng tôi đã phát triển phần mềm Beefast BPS (Budget Planning System) – công cụ hỗ trợ lập ngân sách toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý ngân sách theo từng phòng ban, từng hoạt động, từng dự án, và theo nhiều kịch bản linh hoạt.
Beefast BPS được phát triển dựa trên nền tảng phần mềm MINI.MIS, nhúng trong Microsoft Excel, kết hợp:
ü Lập ngân sách bottom-up: Ngân sách mang tính chất thực thi nên phải được lập theo phương pháp tổng hợp từ các ngân sách bộ phận.
ü Ngân sách triển khai: Ngân sách chi phí bắt đầu từ ngân sách triển khai theo bộ phận (PR), kết hợp thông tin phân bổ và thời gian đặt mua chương trình sẽ chuyển đổi ra ngân sách lãi lỗ theo bộ phận và dự phóng ngân sách dòng tiền theo phương pháp gián tiếp toàn công ty.
ü Chia 3 loại ngân sách: Ngân sách triển khai được sử dụng để kiểm soát chi phí từ khi đặt triển khai, ngân sách lãi lỗ được sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động theo bộ phận, ngân sách dòng tiền được sử dụng để cân đối tài chính đảm bảo ngân sách là khả thi.
ü Quản trị theo đối tượng: Chương trình có các phân loại theo phòng ban, khoản mục, đối tượng vận hành (tòa nhà, nhà hàng, xe…) để kiểm soát ngân sách và cung cấp thông tin lập báo cáo quản trị
ü Quản trị theo mức độ tin cậy: Ngân sách được đánh dấu từng khoản mục theo các mức độ cao, trung bình, thấp để phân quyền phê duyệt khi triển khai theo các mức độ tin cậy giả định khi lập ngân sách.
ü Lập ngân sách từ mô hình tính: Doanh thu, giá vốn, chi phí tiền lương theo bộ phận là ví dụ điển hình của các loại ngân sách thường được lập theo các bảng tính toán. Chương trình có thể tự động chuyển đổi các bảng tính này thông tin dữ liệu ngân sách theo khoản mục, bộ phận.
ü Lập ngân sách theo định mức: Cho phép xây dựng định mức và tính ngân sách theo định mức được thiết lập trước.
ü Tự khai báo các giả định: Cho phép tự khai báo các giả định và phương pháp tính từng hạng mục ngân sách mà vẫn giữ được tính hệ thống của cả chương trình ngân sách.
ü Tự động cập nhật ngân sách khi có thay đổi trong dữ liệu đầu vào:
- Hệ thống tự động tổng hợp số liệu ngân sách từ các bản ngân sách của từng bộ phận. Khi số lượng bản ngân sách thay đổi hoặc có điều chỉnh từ ngân sách bộ phận, số liệu tổng hợp sẽ được cập nhật tự động.
- Tính năng linh hoạt cho phép hệ thống vẫn tổng hợp dữ liệu khi các file có nội dung ngân sách khác nhau và cả khi tên sheet hoặc tên vùng trong các file ngân sách bộ phận bị thay đổi.
ü Tổng hợp theo tầng: Nếu công ty có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh cần tổng hợp để quản trị riêng thì ngân sách công ty có thể tổng hợp từ các bản ngân sách tổng hợp của chi nhánh.
ü Dự phóng báo cáo tài chính: Chương trình được thiết lập sẵn tự động dự phóng các báo cáo cơ bản gồm kết quả kinh doanh, cân đối kế toán và dòng tiền.
ü Kết nối với báo cáo quản trị: liên kết với phân hệ báo cáo quản trị để báo cáo ngân sách theo bộ phận, khoản mục.
ü Kết xuất dữ liệu ngân sách: Cho phép kết xuất số liệu ngân sách triển khai và ngân sách lãi lỗ theo bộ phận, khoản mục và theo từng tháng để sử dụng theo dõi và kiểm soát sau khi lập.
ü Đồng bộ danh mục tự động: Danh mục đóng vai trò là bánh răng kết nối dữ liệu, danh mục này được nhập một nơi và đồng bộ tới tất cả các thành phần trong chương trình ngân sách.
ü Track-back: Từ số liệu tổng hợp mở trực tiếp tới file ngân sách.
ü Cloud: Chương trình có thể tổng hợp ngân sách từ dịch vụ đám mây OneDrive và SharePoint.
ü Chính xác: Giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính hợp nhất do mọi số liệu đều được xử lý từ gốc và tổng hợp tự động.
ü Chuẩn hóa: Chuẩn hóa quy trình lập báo cáo tài chính hợp nhất, đảm bảo tính nhất quán.
ü Hiệu quả: Làm chủ số liệu, nâng cao hiệu quả công tác lập ngân sách, giúp ra quyết định kịp thời.·
