VinMec là một đơn vị sở hữu hệ thống cơ sở khám chữa bệnh có uy tín trong lĩnh vực y tế và có nhu cầu sử dụng phần mềm công cụ để hỗ trợ việc lập và tổng hợp kế hoạch ngân sách theo yêu cầu quản lý.
Sự cần thiết của việc thay đổi
Phần mềm lập ngân sách tự động đang có không đáp ứng được các yêu cầu quản trị cơ bản của Tập đoàn:
- Kiểm soát ngân sách theo màu (Xanh, Vàng, Đỏ, Tím).
- Trình bày các thông tin ngân sách đầu ra chi tiết (bao gồm cả HMĐM và cách thức tính toán)
Ngoài ra, phần mềm hoạt động tương đối chậm, thao tác với người dùng chưa thực sự thân thiện khiến ảnh hưởng tới tiến độ lập ngân sách
Hiện tại việc lập và tổng hợp ngân sách đang được thực hiện thủ công bằng công cụ excel dẫn tới mất nhiều thời gian để xử lý và có rủi ro về sai sót dữ liệu
→ Cần tìm kiếm hoặc xây dựng công cụ/phần mềm hỗ trợ việc lập ngân sách tự động và tiến tới mở rộng sang các báo cáo/ model kiểm soát ngân sách và ước KQKD khác
Mô tả yêu cầu nghiệp vụ:
Vinmec gồm 20 đơn vị ngân sách, mỗi đơn vị ngân sách sẽ có 1 bộ ngân sách riêng lẻ. Từng bộ ngân sách này, sau đó sẽ được cộng gộp lại và loại trừ các giao dịch nội bộ để hợp nhất thành bộ ngân sách chung của toàn hệ thống. Phân loại theo hình thức ngân sách, mỗi bộ ngân sách bao gồm:
- Ngân sách triển khai (tách theo màu: Xanh, Vàng, Đỏ, Tím)
- Ngân sách lãi lỗ
- Ngân sách dòng tiền
Phân loại theo nhóm phí, mỗi bộ ngân sách bao gồm:
- Doanh thu, lượt khách hàng
- Chi phí nhân sự
- Chi phí OPEX
- CAPEX
Các ngân sách này cần được trình bày theo tháng
Công cụ/phần mềm hỗ trợ việc lập ngân sách tự động cần đảm bảo
- Hỗ trợ việc lập và tổng hợp thông tin này một cách nhanh chóng, thuận tiện
- Đảm bảo linh hoạt trong việc thay đổi cập nhật công thức tính toán ngân sách (theo vận hành hàng năm)
Công cụ/ phần mềm cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản của lập ngân sách thông thường:
- Kiểm soát được việc nhập liệu Hạn mức định mức và giả định từ người dùng,
- Kết nối được tự động số liệu giữa các phân hệ (doanh thu, chi phí nhân sự, chi phí OPEX, CAPEX)
- Kết nối được tự động các giả định và dữ liệu đầu vào với các báo cáo đầu ra
- Hỗ trợ tạo ra một bộ ngân sách hoàn chỉnh (triển khai, lãi lỗ, dòng tiền) và có khả năng tra cứu lại các input đầu vào.
Công cụ/ phần mềm cần đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của Vingroup, bao gồm:
- Tách được ngân sách triển khai theo màu (xanh, đỏ, tím, vàng).
- Hỗ trợ linh hoạt cho việc thay đổi nguyên tắc lập ngân sách, mẫu báo cáo đầu ra.
- Hỗ trợ mở rộng sang các báo cáo/ model kiểm soát ngân sách và ước KQKD khác
- Hỗ trợ chiết xuất ra 1 bộ báo cáo full (bao gồm tất cả các loại doanh thu, chi phí) cho 1 đơn vị ngân sách – xem ví dụ minh họa tại mục 4
- Hỗ trợ lưu trữ các thuyết minh và tài liệu tham chiếu (bao gồm cả các ý kiến phản biện của ngành dọc và phản hồi của cơ sở).